Rückstellungen für Geschäftsrisiken von KMU und Steuern sparen

Symbolbild: Risikovorsorge (Quelle: Liudmila Chernetska, iStock)

Wie können Sie in Ihrem KMU für Risiken mit Rückstellungen vorsorgen? Können Sie damit auch Ihre Steuern reduzieren, wenn Unsicherheit und Risiken wachsen?

Autor:  Daniel V. Christen

Risiken und Unsicherheiten sind gewachsen und drohen, sich in Ihrem KMU in Franken und Rappen auf den Gewinn auszuwirken.

Hier erfahren Sie, welche Risiken finanziell behandelbar sind. Mit welchen Beträgen Sie im Jahresabschluss für solche Risiken vorgesorgen können. Und wieviel davon auch von den Steuern abziehbar ist.

Das ist Teil 3 einer dreiteiligen Serie zu Risikobewertung und Risikomassnahmen für KMU.

Teil 1 hat sich der Bestimmung und Bewertung der Risiken in Ihrer Firma gewidmet.

Teil 2 deckte die Risikomassnahmen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems («IKS») ab.

Risiken sind Teil der Unternehmertätigkeit. Ihrer Natur gemäss treten Risiken oft ohne Vorwarnung und an unerwarteten Orten auf und können ganz schön ins Geld gehen. Somit stellt sich die Frage, wie Sie solche Risiken in den Abschlüssen Ihres KMU berücksichtigen können. Und sogar Steuern sparen dabei.

Welche Risiken gehören in den Abschluss

Risiken, die finanziell berücksichtigt und verbucht werden sollen, sind die folgenden:

• in Franken bemessbar
• es droht Mehraufwand oder Minderumsatz
• es droht entgangener Gewinn oder Verluste
• bestehend aufgrund von zum Zeitpunkt der Verbuchung bereits gültigen Verpflichtungen
• werden erst in der Zukunft Auswirkungen haben.

Solche Risiken entstehen typischerweise aufgrund von Problemen mit der Leistungserbringung im In- oder Ausland. Oft sind es nicht beeinflussbare Faktoren (Embargos und Kriege, Lieferanten- und Logistikversagen, Naturkatastrophen). Weitere klassische Risiken sind Cyberangriffe, Liefer- und Qualitätsschwierigkeiten. Daraus entstehen dann Gewährleistungsstreitigkeiten. Personalansprüche und daraus drohende Rechtshändel und Gerichtsprozesse sind leider auch häufige Risiken.

Tipp 1:
Konkreter Schaden kann drohen durch Konventionalstrafen aufgrund von Lieferschwierigkeiten oder Qualitätsmängeln, und damit verbundenen Prozesskosten. Auch in Schieflage geratene Beteiligungen (Nachschuss, Wandlung, Stundung, Kapitalschnitt) oder notleidende Darlehensverträge (ausfallende Zins- und Amortisationszahlungen) lösen riskante Verpflichtungen aus. Im Personalbereich kann Schaden drohen in Form von noch zu leistenden Umsatz- oder Bonusvergütungen. Das kann verursacht werden durch Provisionsvereinbarungen, Auszahlung von Überstunden oder unbezogene Ferientage. Ungeplante Personalfluktuationen und Sozialpläne bei Geschäftsschwierigkeiten verursachen ebenfalls Aufwände.

Wie berücksichtig man solche Risiken in den Abschlüssen

Für Risiken aus der Geschäftstätigkeit kann eine sogenannte „Rückstellung“ verbucht werden. Dieser Posten wird auf der Passivseite der Bilanz unter «Fremdkapital» aufgeführt. Neue Risiken führen zu einer Erhöhung der Rückstellungen. Risiken die nicht mehr relevant sind oder die zwar weiterbestehen aber deren Schadenpotenzial nun geringer ist, führen zu einer Reduktion der Rückstellungen.

Tritt ein angenommenes Schadenereignis in der Zukunft tatsächlich ein, kann der Ihrem KMU durch den Schaden entstandene Aufwand oder entgangene Gewinn durch Auflösung der früher bereits gebildeten Rückstellungen buchhalterisch ausgeglichen werden. So beeinflusst der Schaden den Gewinn der aktuellen Periode überhaupt nicht.

Tipp 2:
Listen Sie die Risiken und deren Begründung einzeln und sehr konkret auf. Welche Risiken relevant sind lesen Sie in Teil 1 dieser Serie unter «4. Risikomatrix». Im Abschluss selbst wird natürlich nur der Totalbestand an Rückstellungen ausgewiesen.

Mit wieviel Geld sind diese Risiken zu berücksichtigen

Die Höhe der Rückstellungen muss ihrer Natur gemäss geschätzt werden. Denn der „Schaden“ aus dem Eintreten des Risikos wird erst in Zukunft anfallen. Also ist dessen exakte Höhe im Zeitpunkt der Bildung der Rückstellung noch gar nicht bekannt.

Bilden Sie Rückstellungen nur aufgrund bereits in der Vergangenheit eingegangener Geschäftsverpflichtungen, deren Eintreten Sie bereits mit hoher Wahrscheinlichkeit voraussehen.

Tipp 3:
Die konkrete Höhe der Rückstellung entspricht dem geschätzten Risiko zum Zeitpunkt der Bildung der Rückstellung. Um die Höhe jeder einzelnen Rückstellung festzulegen, treffen Sie für jedes einzelne Risiko und dessen finanziellem Schadenpotenzial und Eintretenswahrscheinlichkeit eine Annahme. Mehr zu Schadenpotenzial und Eintretenswahrscheinlichkeit lesen Sie unter «2. Risikoanalyse» in Teil 1 unserer Serie.

Wann werden diese Risiken beurteilt und durch wen

Der Beurteilungszeitpunkt ist normalerweise der Bilanzstichtag der Firma, eventuell auch schon zum Zeitpunkt der Quartalsabschlüsse.

Die Geschäftsleitung schätzt normalerweise die Höhe der Rückstellungen für Geschäftsrisiken. Entsprechende Anpassungen des Saldos der Rückstellungen in der Bilanz sind durch den Verwaltungsrat im Rahmen der Verfassung des finanziellen Jahresberichts vorzunehmen.

Tipp 4:
Die Geschäftsleitung schlägt Bildung und Auflösung von Rückstellungen vor. Aber es ist der Verwaltungsrat, der die finanzielle Oberaufsicht und damit das letzte Wort hat. Vertrauensvolle und regelmässige Kommunikation zwischen den beiden Organen hilft auch in diesem heiklen Bereich.

Steuern sparen

Aus steuerlicher Betrachtung erlauben Gesetzgeber und zuständige Behörden geschäftsmässig klar und spezifisch begründete Rückstellungen als gewinnmindernden Aufwand.

Um dieser Anforderung zu erfüllen, müssen die einzelnen Teile der gesamten Rückstellungen begründet werden können. Die Basis der bereits bestehenden Verpflichtung, die Eintretenswahrscheinlichkeit und dessen Schadenpotenzial müssen transparent dargelegt werden zum Zeitpunkt der Verbuchung der Rückstellung.

Tipp 5:
Um die Bildung von neuen Rückstellungen als steuerlich abzugsfähigen Aufwand durchzubringen, müssen Sie schon sehr konkret sein. Wenn Sie also aufgrund des Kriegs in der Ukraine für Risiken von Tochtergesellschaften in Osteuropa Rückstellungen bilden wollen, dann tun Sie das Tochter für Tochter und je mit einer Begründung. Rückstellung im Umfang von 10% der Summe aller Beteiligungen an Tochtergesellschaften zu bilden ist zwar nicht verboten, aber wird niemals als vom steuerbaren Gewinn abzugsfähiger Aufwand anerkannt werden da viel zu wenig konkret formuliert und begründet.

Fazit

Risiken liegen in der Natur der Unternehmertätigkeit und sind nicht zu unterschätzen. Risiken treten oft ohne Vorwarnung und an unerwarteten Orten auf. Dann schlagen sie als Aufwand oder Verlust zu Buche und reduzieren den Gewinn Ihres KMU.

Mit Rückstellungen wird dem laufenden Geschäftsjahr ein effektiv oder zumindest wahrscheinlicher Aufwand oder Verlust gewinnmindernd angerechnet, der erst im nächsten oder einem der folgenden Geschäftsjahre geldmässig verwirklicht wird (Literaturhinweis auf Rechtskommentar siehe unten).

Die Risiken und deren Begründung sowie Beträge sind einzeln und sehr konkret aufzulisten. Summarische Verbuchung eines Prozentsatzes auf einem Buchhaltungposten genügt nicht für die steuerliche Abzugsfähigkeit.

Die konkrete Höhe der Rückstellung ergibt sich für jedes einzelne Risiko aus dessen finanziellem Schadenpotenzial und seiner Eintretenswahrscheinlichkeit. Die Summe aller Einzelrückstellungen ergibt den Bestand an Rückstellungen, der auf der Passivseite der Bilanz unter Fremdkapital ausgewiesen wird.

Die Geschäftsleitung schlägt vor, aber der Verwaltungsrat entscheidet über Bildung und Auflösung von Rückstellungen.

Die Risiken, welche zur Bildung von Rückstellungen führen verlangen nach Massnahmen zur Kontrolle oder Risikoabfederung und können Finanzierungsbedarf auslösen. Wir unterstützten Sie gerne. Buchen Sie noch heute Ihr kostenloses Erstgespräch mit einem unseren Experten.

Literaturhinweis und nützliche Links:

Kommentar zum Zürcher Steuergesetz:
Richner, Felix, Frei,. Walter, Kaufmann, Stefan, Rohner, Tobias. 2021. Kommentar zum Zürcher Steuergesetz, 4. Auflage, Länggass Druck AG, Bern.

KMU Portal des SECO:
Zum Unterschied zwischen Rückstellungen und Stillen Reserven.

Dies ist der letzte Teil unserer dreiteiligen Serie zu Risikobewertung und Risikomassnahmen für KMU.  

Teil 1: Bestimmung und Bewertung der Risiken in Ihrer Firma.

Teil 2: Risikomassnahmen im Rahmen eines Internen Kontrollsystems IKS.

Teil 3:  Vorsorgen für Geschäftsrisiken durch Bildung von Rückstellungen